传真作为便捷信息传递方式已经广泛应用在企业的合同签订、函件往来等各个经营环节之中，大大提高的工作效率。通过传真传递文件和往来信息已经成企业工作人员的习惯和依赖。但是，传真这种信息传递方式也存在着很大的隐患，那就是一旦发生争议和诉讼纠纷，传真文件的证据效力的认定就会成为很大的不确定因素，应当引起企业的极大重视。
一、对传真的证据效力的误解
    根据合同法规定，当事人可以以传真形式订立合同，许多合同文书也有条款表述“传真件有效”或“传真件与原件具同等法律效力”，很多人将此条款理解成传真件完全等同于原件，这其实是一种误解。
    传真件合同具有与原件合同具有同等的法律效力，这里的“效力”是指合同的效力，包括有效、无效以及可撤销、可变更三种。而“效力”不同于“证明力”，有效力的东西不一定就具有证明力。比如说口头合同，合同法也规定当事人可以以口头形式订立合同（口头合同有效），但在发生诉讼时一方必须要提供证据证明口头合同的存在及口头合同的真实性，否则就要承担举证不利的法律责任。传真合同也一样，在民事诉讼时，作为诉讼当事人是按照谁主张谁举证的原则对其主张的事实进行举证，如果提供的证据是传真件，提供方必须要证明传真件的真实性，如果对方当事人不予承认或没有其他证据相佐证并形成一条无懈可击的证据锁链从而证明该传真件的真实性的话，那么该传真件证据就不具有证明力，主张事实的一方当事人就会承担举证不利的后果，结果很可能就是败诉。
二、传真的证据效力分析
    在民事诉讼中，传真件作为书证，关键在于它能否认定法律事实，也就是证明其内容的真实性。
《中华人民共和国民事诉讼法》第六十八条规定：“书证应当提交原件，物证应当提交原物，提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”最高人民法院《关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉若干问题的意见》第七十八条规定：“证据材料为复制件，提供人拒不提供原件或原件线索，没有其他材料可以印证，对方当事人又不予承认的，在诉讼中不得作为认定事实的根据。”这样我们就会面对一个问题，传真件从证据角度讲，是原件还是复印件呢？传真件是由传真机打印出的电子文本，它会显示传真的号码、时间等特征，因此它不同于一般的复印件证据；但同时由于传真件内容的真实性很难判断，采用某些技术性手段可以伪造传真件的内容，同时传真件的保存时间不长，传真件上的显示会随时间的推移而消失，其作为证据存在明显的瑕疵。因此从法律角度来看，传真件并非是完全意义上的证据原件，传真件的证据效力也不能与原件等同。
    在司法实践中，法院在认定传真件的证据效力时会考虑以下几个因素：第一，传真件是否传真人所发出，是首先要认定的问题，从电信公司能查询到的发传真的时间记录只是在发传真之后的三个月以内，超过三个月的则无法查询，最好的方式是要逐月保存好电信公司的通信传真记录；第二，传真号的归属，这也需要传真件提交人承担举证责任，一般情况下，如果在合同中已明确约定了双方的传真机号码，则对方就无法抵赖；第三，合同签订、履行和变更事宜通过一系列传真和其他书面证据能够证明其连续性的，特别是双方互有传真往来彼此是相互衔接的，足以认定传真件的真实性并具有证据效力，因此，要注意保管双方往来的全部传真件。
三、传真的证据补强建议
    综上所述，传真件并没有独立的证据地位，其证明力需要别的证据进行印证方可认定，理论上称之为需要补强之证据。因此，建议企业在商业活动中一定要形成良好的证据意识，如果事情紧急，必须通过传真件形式缔结合同，在双方之间成立合同法律关系的情形下，当事人最好采用证据补强的措施，再通过书面文本确认。对于重大问题因时间紧迫需要通过传真及时变更或者处理的，发传真方应当保证在发出传真的同时也要将传真件的原件寄发给接收人，以示证据的统一性和完整性。同样的，收件人收到传真件后，也应及时要求对方递交传真件的原件文本。
    企业要形成良好的证据意识，当然包括但不限于传真件问题，在商业交往时要争取尽量多的证据，例如报价单、送货单、对账单和往来函件等相关证据，这些证据和传真件相佐证形成证据链，也可以证明主张的事实。
    当然，最稳妥的做法，对于重要的商业文件，企业要持有原件。

                                                                                                                   （裕丰企业集团）