广州市南沙区东涌镇商会印章、文件管理制度

第一条  为确保本会各项工作规范、高效、优质，参照《广东省行业协会条例》和依据《广州市南沙区东涌镇商会章程》制定本制度。

第二条  秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部(室)依照本管理制度履行职责。

第三条  秘书处行文使用文号“东商”。“东商”适用于以商会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖商会印章。

第四条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条  以“东商”发出的各类文件需经本会会长签发。

第六条  行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条  各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第八条  每年商会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第九条  商会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十条  秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第十一条  “广州市南沙区东涌镇商会”、“广州市南沙区东涌镇商会财务专用章”印章使用的审批权限由商会理事会审议核定。

第十二条  商会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十三条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。

第十四条  本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

第十五条  本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释

第十六条  本制度自2017年11月29日第四届第一次会员大会通过之日起实施，由理事会负责解释。